INSTITUT FOR ARBEIDSPSYKOLOGI DATA- OG PERSONVERNERKLÆRING

1. Bakgrunn

Denne personvernerklæringen skal sikre at Institutt for Belastningspsykologi overholder gjeldende lovgivning til enhver tid, oppfyller og etterlever gjeldende personvernlovgivning, herunder EUs personvernforordning (EU-forordning 2016/679) og loven om behandling av personopplysninger. 

 

Formålet med denne personvernerklæringen er å sikre åpenhet og lovlighet i vår behandling av personopplysninger overfor de personene som inngår i våre analyser, våre ansatte, kunder og samarbeidspartnere. Instituttet for Belastningspsykologi sørger kontinuerlig for at alle våre ansatte kjenner til og arbeider i samsvar med denne personvernerklæringen.

 

2. Hvilke personopplysninger samler vi inn, og hva bruker vi dem til? 


2.1. Hvis du har oppgitt kontaktopplysningene dine til oss 

Hvis du har oppgitt kontaktopplysningene dine til oss i forbindelse med en forespørsel om våre tjenester, påmelding til nyhetsbrev, webinar, kurs eller annen aktivitet, vil vi vanligvis behandle følgende personopplysninger:

 

  • Navn
  • Adresse
  • E-postadresse
  • Telefonnummer

 

Vi behandler opplysningene dine i samsvar med markedsføringsloven, lov nr. 866 av 15. juni 2022, i forbindelse med de aktivitetene du har gitt samtykke til.

 

2.2. Hvis du deltar i en av våre undersøkelser
Hvis du deltar i en av våre undersøkelser, for eksempel i en spørreundersøkelse, et dybdeintervju eller i en fokusgruppe, vil vi vanligvis behandle følgende personopplysninger om deg:

 

  • Navn
  • Adresse
  • E-postadresse
  • Telefonnummer
 
I tillegg samler vi inn opplysninger som du selv oppgir ved å delta i undersøkelsene våre. Vi informerer deg alltid om formålet med undersøkelsene, og behandler ikke opplysninger om deg dersom du ikke ønsker å delta. Det er alltid frivillig å delta og svare på spørsmålene våre.
 
Formålet med å samle inn opplysninger om deg er alltid legitimt og berettiget – vanligvis bruker vi opplysningene til forskning og for å forbedre våre tjenester og produkter. Opplysningene dine brukes alltid sammen med opplysninger fra en rekke andre respondenter, og i analyseprosessen og rapporteringen blir opplysningene dine anonymisert.
 

Dette betyr at alle personopplysninger kun oppbevares så lenge de er relevante for formålet de ble samlet inn til. Vanligvis vil vi oppbevare opplysningene dine i opptil 24 måneder etter at undersøkelsen er avsluttet.

 

2.3 Hvis du er søker eller ansatt
Som ansatt ved Institutt for arbeidspsykologi behandler vi kun de opplysningene om deg som er nødvendige i forbindelse med ditt ansettelsesforhold, slik at vi kan oppfylle våre lovpålagte forpliktelser.

 
Hvis du søker på en stilling ved Institutt for belastningspsykologi, behandler vi ikke mer informasjon enn det som er nødvendig for å vurdere søknaden din, og vi oppbevarer kun opplysningene dine i en begrenset periode dersom du ikke får stillingen (all informasjon blir slettet senest 3 måneder etter at ansettelsesprosessen er avsluttet).
 
I forbindelse med ansettelse eller rekruttering behandler vi følgende opplysninger om deg:
 
  • Navn, adresse, telefonnummer, e-post,
  • CV
  • Søknad
  • Strafferegisterutskrift (hvis dette kreves i forbindelse med et tilbud om ansettelse)
  • Referanser
  • Eksamensbevis/vitnemål
  • Nummer
  • Annen informasjon som er relevant for ansettelsen

 

I forbindelse med ansettelse og oppsigelser kan vi, i tillegg til opplysningene ovenfor, behandle følgende opplysninger:

 

  • Helseopplysninger
  • Arbeidslister
  • Ferieinformasjon
  • Fødselspermisjon
  • Annen informasjon av betydning for ansettelsesforholdet

 

Instituttet for arbeidspsykologi oppbevarer opplysninger om ansatte i 5 år i henhold til regnskapsloven, herunder opplysninger om lønnsutbetalinger og andre opplysninger om ansettelsesforholdet.

 

3. Deling av opplysninger 

Instituttet for belastningspsykologi deler eller videreformidler ikke opplysninger om deg til tredjeparter uten ditt samtykke, med mindre vi er lovpålagt eller på annen måte juridisk forpliktet til det.

 

3.1 Videreformidling dersom du deltar i en undersøkelse 

Hvis du deltar i en undersøkelse, vil du alltid på forhånd bli informert om hvorvidt din deltakelse er 100 % anonym, slik at det kun er ansatte ved Institutt for Belastningspsykologi som kjenner din identitet, eller om svarene dine blir delt med andre, for eksempel kunden som har bestilt undersøkelsen. På den måten kan du være sikker på at du gir ditt samtykke på et informert grunnlag. 


3.2 Videreformidling dersom du er søker eller ansatt 

Vi videreformidler ikke opplysningene dine til noen tredjepart dersom du søker på en stilling. På samme måte videreformidler vi ikke opplysninger om våre ansatte uten deres samtykke. Vi videreformidler imidlertid opplysninger der det er lovpålagt, blant annet i følgende tilfeller: 

Opplysninger om ansatte videreformidles til offentlige myndigheter i de tilfeller hvor vi i henhold til lovgivningen er forpliktet til å dele opplysningene dine, for eksempel med SKAT eller andre i forbindelse med ditt ansettelsesforhold. Opplysningene videreformidles til pensjonskassen vår i forbindelse med ditt ansettelsesforhold. 

  

4. Dine rettigheter

Du er alltid velkommen til å få innsyn i opplysningene vi behandler om deg, samt å få opplysningene oppdatert, rettet, slettet eller utlevert. Hvis du har spørsmål eller ønsker å ta kontakt i denne forbindelse, kan du henvende deg skriftlig til leder for digital utvikling, Simon Grund Sørensen, på simon@belastningspsykologi.dk. 

Hvis du er misfornøyd med måten Institutt for Belastningspsykologi behandler opplysningene dine på, er du velkommen til å kontakte oss, og vi vil gjøre vårt beste for å finne en passende løsning. Du har imidlertid også rett til å klage til Datatilsynet. 

  

5. Sikkerhet 

Alle opplysningene dine lagres på sikre servere som oppfyller alle krav for å overholde gjeldende lovgivning. I tillegg opprettholder vi de nødvendige organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhetstiltakene for å beskytte opplysningene dine mot utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, uautorisert videreformidling av eller tilgang i samsvar med personvernreglene i Danmark og EU.